Activités relatives au secrétariat de la Direction Générale :
Le secrétariat de la direction générale compte 3 personnes physiques (2,3ETP), sur 2 sites (1 personne à Angers, 2 à Saint Herblain). L’assistante devra assurer la continuité du secrétariat pendant les absences des autres assistantes.
Dans le respect des procédures en place et en tenant compte de l'aspect confidentiel de certains dossiers, les activités consistent à :
- Assister le Directeur Général et la Directrice Générale Adjointe afin d'optimiser la réalisation de leurs activités administratives( en assurant par exemple l’organisation des réunions et déplacements…)
- Organiser et coordonner les informations internes et externes (diffusion des courriers aux services concernés, rédaction et/ou mise en forme et diffusion de notes, …)
- Assister le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint et le Directeur médical de la Recherche sur les dossiers permanents et spécifiques dans le respect des délais et des procédures définies (par exemple, assurer la gestion des élections de la CME, assurer un suivi des demandes des tutelles…)
- Assurer la gestion des astreintes du personnel médical ainsi que des cadres administratifs (centraliser, établir les listes hebdomadaires, diffuser…)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la direction générale
- Assurer la permanence d’accueil téléphonique de la direction générale
- Assurer le secrétariat des réunions de la Commission Médicale d’Etablissement (CME) (organisation, participation aux réunions et rédaction des compte-rendus)
- Assurer le secrétariat des Conseils d’Administration (planification annuelle des séances en lien avec le secrétariat du préfet et rédaction des procès-verbaux)
Activités relatives au secrétariat de la Direction Achats-Logistique-Travaux :
Gestion administrative des chantiers
- Constitution des dossiers de consultation des entreprises
- Rédaction de pièces techniques et administratives
- Gestions des dossiers administratifs des opérations immobilières
- Suivi des marchés
- Création et mise à jour de tableaux de bord
Suivi des plannings de maintenance et d’interventions technique
- Tenue d’un planning des interventions techniques
- Relance des prestataires
- Planification des évaluations fournisseur
Suivi des commandes et réceptions
- Traitement des réceptions de prestations et livraisons
- Rapprochement des factures / commandes / réception
Organisation de réunions
- Coordination d’agenda et organisation de réunions d’équipe DALT / réunions plans d’équipement / réunions de concertation utilisateurs
Gestion des archives techniques
- Classement des dossiers d’archives existantes
- Suivi et archivage des marchés techniques
